הזכאות להשתתפות בפרויקט השר נקבעת ע'י משרד החינוך, אשר מאתר את אותם תלמידים שלא השלימו מקצוע יחיד בתעודת הבגרות שלהם, ושולח לאותם מועמדים מכתב הזמנה להשתתפות במכינה / פרויקט. המשמעות היא, שאם הינך זכאי לתעודת בגרות, אינך מתאים להשתתף בפרויקט השר. כמו כן, יש לשים לב, כי מכללות שונות מתנות את ההשתתפות במכינת פרויקט השר, בין השאר, בשנת סיום לימודי התיכון. לרוב מדובר על השנים תשנ'א עד תשס'א, אולם הדבר כאמור משתנה בין מכללות.
כאמור, משמעות ההשתתפות בפרויקט השר הינה מימון מלא של הלימודים במהלך הפרויקט - פטור מלא משכר לימוד להשלמת תעודת הבגרות. אורך מכינת פרויקט השר הינו לרוב סמסטר אחד (כ-15 שבועות), אולם יש מכללות המאריכות את משך המכינה, בהתאם לתדירות הלימודים. מכינת פרויקט השר מתקיימת בין פעם לפעמיים בשנה, בהתאם לקביעת המכללה, ויש לבחון זאת כמובן במכללה שאליה ברצונכם להרשם.
